Plan de comunicación revistas científicas

Editorial Universidad de Sevilla

Las revistas científicas periódicas constituyen, como fórmula diná­mica y operativa de difundir los progresos de la investigación, una de las manifestaciones tradicionalmente más representativas de la edición universitaria. La Universidad de Sevilla vela por que las publicaciones identificadas con su sello editorial estén en consonancia con la calidad y el prestigio propios de la institución.

El formato natural de expresión editorial de las revistas científicas es el electrónico y el acceso abierto. Todas ellas se gestionan a través de la plataforma OJS y pueden consultarse a través del portal de la Editorial Universidad de Sevilla (editorial.us.es) y del de las propias revistas (revistascientificas.us.es).

El plan que presentamos tiene como objetivo orientar a los responsables de las revistas en una serie de acciones concretas cuya finalidad es mejorar la visibilidad y el posicionamiento. Estas acciones pueden resumirse en los siguientes puntos, que serán abordados en los epígrafes sucesivos:

1. Adscripción temática de la publicación
2. Definición del público objetivo para perfilar los canales de comunicación
3. Establecimiento de acciones de difusión
4. Identificación de los agentes encargados de acometer las acciones de comunicación y de su periodicidad
5. Actuación ante una situación de crisis
6. Medición de los impactos

1.-Adscripción temática de la publicación

Actualmente, nuestro catálogo consta de sesenta revistas, de las que nueve cuentan con el prestigioso sello de calidad FECYT, gracias al cumplimiento de unos requisitos de profesionalización internacionalmente reconocidos. Las revistas están distribuidas por áreas de conocimiento. El primer aspecto al que deben atender los directores es, por lo tanto, al de la adscripción de la revista al área temática correspondiente. Esto facilitará la indexación adecuada de la publicación en las bases de datos. En el caso de que se detecte algún error en este sentido, deben ponerse en contacto con la persona de la Editorial encargada de dar soporte técnico a las publicaciones (Antonio Gómez Morilla: eus5@us.es).

2.-Definición del público objetivo para perfilar los canales de comunicación

            Se considera imprescindible distinguir al menos tres perfiles de usuarios para configurar las acciones de difusión. En primer lugar, hay que tener en cuenta a los potenciales lectores, que, dada la naturaleza de las publicaciones, serán fundamentalmente del ámbito académico: profesores, investigadores y alumnos de los diferentes niveles (grado, máster, doctorado), o miembros de entidades afines al área temática. En segundo lugar, las acciones de comunicación se dirigirán a los potenciales autores y, finalmente, hay que tener en cuenta la comunicación con las bibliotecas universitarias y con las agencias de indexación.

 La información que requiere cada uno de estos perfiles es la siguiente:

1. Potenciales lectores: publicación de nuevos números y artículos destacados.
2. Potenciales autores: protocolo de revisión de artículos, plazos de publicación, logros en el campo de la indexación, conformación de los equipos editoriales, política antiplagio (herramientas utilizadas para su detección: programas informáticos), compromiso ético.
3. Bibliotecas universitarias: publicación de nuevos números, artículos destacados, logros en el campo de la indexación.

3.- Establecimiento de acciones de difusión

A continuación se enumeran las principales acciones que convendría llevar a cabo para mejorar la difusión nacional e internacional de esta información, agrupándolas en función de los perfiles del epígrafe anterior. Cabe señalar que muchas de estas acciones son eficaces para más de una categoría, aunque en este documento aparezcan solo mencionadas en el grupo en el que cada una de ellas ocupa una posición más relevante. Vamos a distinguir en cada una de ellas dos niveles (nivel prioritario y nivel avanzado) para marcar el orden en el que debe realizarse cada una de las acciones:

A. Potenciales lectores

∆ Nivel prioritario:

→ Hacer pública en lugar visible la información relativa al equipo editorial, el comité científico y el consejo asesor externo de cada revista, así como las novedades. Las webs de las revistas deben estar siempre actualizadas.

→ Elaborar un resumen de cada número publicado para que facilite su difusión en noticias y redes sociales.

→ Utilizar los canales internos de difusión de la Universidad de Sevilla para informar de nuevos números o de artículos destacados: Boletín Interno de Noticias de la Universidad de Sevilla (BINUS) (se publica todos los miércoles, con lo que hay que mandar la información a binus@us.es con unos días de antelación), lista de distribución de correos de la comunidad universitaria (suscribirse a las listas de distribución de noticias), recursos de aulas/asignaturas, webs de los centros y de los departamentos.

∆ Nivel avanzado:

→ Contar con redes sociales (siempre que se disponga de personal cualificado para su gestión): Twitter, LinkedIn, Instagram… para informar de dichos hitos. En el caso de los números publicados en este medio, se puede hacer difusión de los propios artículos, de manera que pueda tenerse una cadencia al respecto. En cualquier caso, aun contando con redes propias, es importante utilizar las redes de la propia Editorial US para la difusión. En aquellos casos de especial relevancia, se recomienda recurrir a la cuenta de la Universidad (al final de este documento en el apéndice 2 pueden ver las direcciones disponibles para encauzar la información que genere cada revista).
→ Proyectar la información a usuarios externos a la US: web de la revista, repositorios de podcast, bolsa de contactos (base de datos interna de cada revista), web de la EUS y de la BUS, repositorio institucional. Habría que suscribirse a todas las listas de distribución científico/temáticas afines a la publicación.
→ Considerar la opción de utilizar los recursos de la US, como la sala polimedia del SAV, para generar pequeños vídeos de los autores explicando sus investigaciones publicadas con el objetivo de dinamizar las redes.

B. Potenciales autores

∆  Nivel prioritario:

→ Disponer de una web actualizada y con buen diseño, que facilite la búsqueda de artículos, sea respetuosa con la imagen corporativa de la US, posicione bien la revista en los buscadores, facilite la difusión en redes y posibilite la inclusión de vídeos. Utilizar un logo.
→ Establecer los hitos informativos de cada revista: call for papers (usar también bases de datos internacionales), monográficos, nuevos números, logros de indexación, sellos de calidad…
→ Tener publicada en la web la política antiplagio y el compromiso ético.
→ Mejorar la comunicación externa desde la lista de distribución a la comunidad universitaria
→ Mantener contacto con los comités científicos y asesores externos para que ellos también sirvan de canales de difusión. Se podría mantener cierta regularidad en la información de los nuevos números.
→ Añadir en instrucciones de los autores las recomendaciones de comunicación para difundir los artículos aceptados a través de sus propios contactos y medios: listas, redes sociales… Al comunicar la aceptación de un artículo, se mandará como anexo una “carta con instrucciones de difusión” (ver apéndice 1) insistiendo en la importancia de difundir el DOI para lograr mayor visibilidad y, por lo tanto, mejorar el posicionamiento y el número de citas.

∆  Nivel avanzado:

→ Traducir al inglés los contenidos de la web de la revista. Se podrían ofertar becas de prácticas curriculares a través del portal Ícaro de la Universidad de Sevilla (https://icaro.ual.es/US) para que alumnos procedentes de las titulaciones afines (Grado en Filología Inglesa, Máster en Traducción e Interculturalidad…) realizaran, siempre con la tutorización necesaria, estas labores. 
→ Cada año, dar difusión específica del artículo más citado, felicitando a los autores.
→ ​Generar notas de prensa para difusión a medios cuando las revistas obtengan logros destacados, como los sellos de calidad. Pueden emplear como canal la Dirección de Comunicación de la Universidad de Sevilla. Incluir estos logros en los medios propios de la universidad, informando a la Dirección de Comunicación: BINUS, Revista US, Portal Web, RadiUS…

C. Bibliotecas universitarias:

→ Crear alertas en OJS para que las bibliotecas universitarias tengan constancia de los números que se van publicando.
→ Activar en OJS la opción “información para bibliotecario/as” donde se indique que se incorporen las revistas en sus catálogos y webs especializadas.
→ El equipo editorial comunica a las bibliotecas de la US la actualización en Dialnet

4. Identificación de los agentes encargados de acometer las acciones de comunicación y de su periodicidad

Es recomendable establecer de manera inequívoca quién ejecuta cada acción, qué herramientas utiliza, con qué periodicidad y desde qué remitente se lleva a cabo. En general los emisores de las acciones de comunicación de revistas científicas son los siguientes:

- La dirección académica 
- La secretaría académica 
- Los miembros de los equipos editoriales de la revista 
- Los autores 
- La comunidad de apoyo a la revista de la institución que la publica 

La dirección de las revistas debería asignar tareas de difusión a los agentes implicados y supervisar que estas se realizan con la periodicidad requerida. Es importante tener en cuenta que todas las acciones mencionadas en el epígrafe 3 son de especial trascendencia en la proyección pública de la Universidad de Sevilla, con lo que cualquier uso descuidado podría dañar la reputación institucional o mermar el prestigio de su imagen; de ahí que desaconsejemos que la política de comunicación sea llevada por personas que no estén familiarizadas con los canales que se empleen en cada caso. Es importante que se conozca el contenido del Manual de uso y estilo de redes sociales de la Universidad de Sevilla, que se puede descargar aquí.

A continuación, presentamos una tabla en la que se detallan los agentes responsables de cada una de las acciones:

5. Actuación ante una situación de crisis

Una crisis es cualquier situación que amenaza o que pueda amenazar con dañar personas o propiedades, interrumpir seriamente los negocios, dañar significativamente la reputación y/o impactar negativamente en las bases de la actividad. La publicación de un artículo, aunque este esté restringido al ámbito académico, es susceptible de provocar, como ocurre con la difusión pública de cualquier información, una situación de crisis en la que se argumente que determinada publicación, por ejemplo, incurre en una falta a la libertad ideológica, daña la imagen de alguna entidad o presenta una alta proporción de plagio. Se recomienda seguir los diez siguientes pasos para establecer un protocolo de gestión de crisis:

1. Anticiparse a las situaciones de crisis
2. Identificar el equipo de gestión de cada situación de crisis
3. Identificar los portavoces
4. Formar a los portavoces
5. Establecer los sistemas de notificación y monitorización
6. Identificar y conocer los grupos de interés afectados
7. Preparar las declaraciones de primera reacción a los impactos
8. Evaluar la situación de crisis
9. Emitir los mensajes clave específicos hasta resolver la situación
10. Establecer un análisis postcrisis

Se recomienda que se informe a la Dirección de Comunicación de la Universidad de Sevilla de estas situaciones a través del correo dircom@us.es con el objetivo de dar una respuesta institucional conjunta. En el caso de requerir asesoramiento jurídico, se puede hacer la consulta a nuestro gabinete (servjuri1@us.es).

6. Medición de impactos

Una vez ejecutado el plan de comunicación, es necesario utilizar herramientas que permitan medir el impacto de cada acción y los resultados de cada objetivo a fin de determinar si se ha alcanzado o bien si es necesario reconducir el plan de trabajo. En esta línea, se ofrece una lista de opciones a la hora de hacer seguimiento de los impactos:

• Google Analytics: audiencia web / blog
• Twitter Analytics
• Facebook Insights
• (Herramienta habitual para el impacto social de los artículos vía DOI)
• Feedback ​ordinario por correo electrónico
• Estadísticas de OJS: visitas y descargas de cada artículo
• Estadísticas de CrossRef (DOI)

Apéndice 1: Modelo de carta con instrucciones de difusión

Para mejorar la visibilidad de su artículo, le recomendamos que siga las siguientes acciones: 

1. Potencie su impacto académico y social

a. Si dispone de cuenta en redes sociales: Twitter, Facebook y LinkedIn..., difunda su artículo con el DOI; de esta manera, la actividad quedará registrada en las bases de datos de altmétricas que miden el impacto social de las publicaciones. Puede seguir estos consejos: https://guiasbus.us.es/altmetrics/mejore
b. Difunda su artículo entre sus colegas por los canales que suele emplear: correo, listas de distribución...

2. Apoye al acceso abierto

a. En su institución es muy probable que exista un repositorio institucional donde puede depositar el artículo en acceso abierto. Le recordamos que esta revista forma parte de las revistas Open Access y la licencia le permite el archivo en repositorios. 
b. Si se desea usar ResearchGate para la difusión de este artículo, le recomendamos que se incluya la referencia bibliográfica con su DOI en lugar del artículo completo. De esta manera se facilita la visibilidad del artículo en abierto.

3. Mantenga su identidad  

a. Revise y actualice su perfil de autor en ORCID. Puede consultar estas indicaciones https://guiasbus.us.es/orcid/anadirpublicaciones

Apéndice 2: direcciones de redes sociales institcionales

Universidad de Sevilla

Facebook -> @UniversidaddeSevillaoficial 

Twitter -> @unisevilla

Instagram -> @unisevilla

Youtube -> UniversidaddeSevilla

Editorial Universidad de Sevilla

Facebook -> @EDITORIALUS

Twitter -> @EDITORIALUS

Youtube -> SPUS38