Núm. 50 (2023) ■ 301-330 ISSN: 0210-7716 ■ ISSN-e 2253-8291 https://dx.doi.org/10.12795/hid.2023.i50.12 Recibido: 23-04-2022; Aceptado: 24-06-2022; Versión definitiva: 27-06-2023

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“…DE TODO EL VALOR Y GASTOS QUE TUVO ESTA ADMINISTRACIÓN”. ANÁLISIS DIPLOMÁTICO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LA OFICINA DE CORREOS DE CARTAGENA DE INDIAS (1765-1777)

“…DE TODO EL VALOR Y GASTOS QUE TUVO ESTA ADMINISTRACIÓN”. DIPLOMATIC ANALYSIS OF THE ACCOUNTING DOCUMENTATION OF THE POST OFFICE OF CARTAGENA DE INDIAS (1765-1777)

Rocío Moreno Cabanillas[1]

Universidad de Sevilla

rmcabanillas@us.es | https://orcid.org/0000-0001-5579-3712

1. Introducción

En la monarquía hispánica durante el siglo XVIII se llevó a cabo un proyecto de renovación postal que impulsó varios cambios en el método de la circulación de la información entre España y América, entre ellos, el establecimiento de administraciones de correos en las principales ciudades indianas. En este contexto, en febrero de 1765, se instauró la administración de correos de Cartagena de Indias, que se encargaría de gestionar la circulación de la comunicación postal marítima y terrestre[2]. Una de las labores más relevantes de los empleados postales era el recibo y el despacho de las cartas. Para lo cual era fundamental tanto el tratamiento de valijas como la organización y remesa de la correspondencia, puesto que la administración de correos tenía como fin ser un servicio público que se encargaba del reparto de correspondencia que venía de los distintos lugares de la península y se encaminaban a la provincia de Cartagena y al interior del virreinato.

Otro de los principales trabajos de los dependientes postales era encargarse de las cuentas de la oficina postal:

Es igualmente del cargo de todo administrador llevar con asistencia del oficial interventor la cuenta y razón de los productos del oficio, con distinción de ramos; y formar mensualmente la relación de valores, y al fin de año la cuenta con recados de justificación[3].

El interés de los Borbones por la burocratización y la sistematización de la gestión administrativa se reflejó en estas labores de la oficina postal, ya que esta frenética actividad generaba una gran cantidad de documentación, fruto de la necesidad de comunicación. De manera que la administración de correos de Cartagena de Indias fue concebida desde sus orígenes como una institución burocrática dedicada a la gestión de la documentación en torno a la materia de la circulación de la comunicación postal.

El análisis de la documentación producida por la oficina postal cartagenera se ha desarrollado a través de las fuentes ubicadas en la sección de Correos del Archivo General de Indias[4], específicamente las de la subsección de la administración de correos de Cartagena de Indias. En este artículo se examina una de las series documentales más voluminosas originadas por dicha administración: las cuentas, que presentan de forma pormenorizada los asuntos económicos relacionados con la materia postal. No hemos de olvidar que el correo no dejaba de ser una de las rentas controladas por la Corona de la que se pretendía obtener ciertos beneficios. En este caso, las cuentas van a ser abordadas desde el punto de vista diplomático como un expediente, es decir, un conjunto de actuaciones llevadas a cabo por los administradores de correos para la presentación de las mismas a la instancia superior, la Dirección General de la Renta de Correos, que se ubicaba en Madrid.

2. El proceso administrativo y normativo de la documentación contable en la administración de correos de Cartagena de Indias

Las cuentas constituyen uno de los documentos indispensables de la renta de correos, puesto que servían como soporte económico de una institución. Esta documentación contable contiene un gran número de datos cuantitativos, que permiten acercarnos a la realidad económica de las administraciones de correos en América, y a la vida cotidiana de sus agentes y demás habitantes de la urbe, así como datos cualitativos que reflejan el aspecto sociocultural de la sociedad hispanoamericana.

El origen de esta documentación contable se debía a la necesidad del monarca de controlar la administración y la gestión económica de dicha renta, tal y como exponía Pedro Rodríguez de Campomanes en su explicación sobre los objetivos de la renta de correos:

Los ramos principales de cualquier renta, y en especial de esta, son tres: 1º la buena administración, 2º la buena policía en la misma renta y en los empleados, 3º la puntual cuenta y razón de la entrada y salida de los valores de la misma renta[5].

Además, estas cuentas actuaban, según Manuel Romero Tallafigo, como eficaces espías de las rentas que se debían y se cobraban para el rey[6]. Aunque esta última faceta hay que tratarla con suma cautela, pues aquí solo aparece la información oficial y la que el empleado de correos quería reflejar en esta documentación, dejando atrás la economía encubierta y clandestina, y actuando con celo por no tratarse completamente de datos reales. En definitiva, las cuentas configuran una fuente primordial e indispensable para el estudio de dicha renta.

2.1. Las cuentas como expediente administrativo

La documentación contable es producto de un proceso administrativo de la renta de correos. Por ello, debemos tratar las cuentas como un expediente administrativo entendido como un conjunto de documentos de tipología diversa, correspondientes a una misma materia generados mediante distintas actuaciones burocráticas por parte de la administración postal. En él se encuentran tanto documentos expedidos por la oficina que tramita el asunto, en este caso la administración de correos de Cartagena de Indias, como recibidos por ella, que eran generados por otras instancias como la Contaduría General o las estafetas subalternas. En el análisis de la tipología documental de las cuentas nos centraremos en los documentos emitidos por la administración de correos de Cartagena de Indias, que fue el organismo encargado de su tramitación. En cuanto a este aspecto, debemos señalar que la mayoría de los documentos de las cuentas tenían un uso interno, pues se generaban en la administración postal y se notificaban a otras oficinas burocráticas. De manera que, como manifiesta Pedro Lorenzo Cadarso, la comunicación se establecía entre profesionales de la burocracia sujetos a determinados procedimientos, jerarquías y tareas de trabajo con el objetivo de alcanzar la mayor eficacia posible[7].

El nivel organizativo de la elaboración de las cuentas se manifiesta en la homogeneidad y similitud que presentan dichos documentos de todos los pasos administrativos desde el inicio hasta su resolución. La producción de la documentación contable del organismo de correos se desarrolló dentro de la reforma administrativa borbónica, que en cuanto al expediente administrativo se enmarca en la etapa final de consolidación, tal y como propone José Luis Rodríguez de Diego, debido a que el expediente queda configurado definitivamente con las características que posee el expediente actual, incluida la carpetilla, que envuelve y resume todo el conjunto de documentos que lo integran[8].

Siguiendo las directrices de Eduardo Sierra Valenti, quien explica las partes del expediente administrativo, en las cuentas aparecen las reseñadas por dicho autor, a saber: la carpetilla con la fecha, acotaciones e indicaciones de la materia a tratar y de la oficina correspondiente; el extracto o resumen de dichas cuentas; documentación original y no original, en esta última hallamos principalmente copias, pero también localizamos borradores o minutas; y anotaciones marginales y diligencias en el margen de los documentos a tratar[9].

En los distintos tipos documentales de las cuentas de la administración de correos de Cartagena de Indias se refleja el trámite administrativo seguido, es decir, el cursus de la acción administrativa mantenida. Se han de considerar dos etapas administrativas, tal y como expone Antonia Heredia Herrera[10], en la conformación de esta documentación: la primera fase, que trataba sobre la recolección de datos a lo largo de la gestión de la administración de correos durante todo un año; y, la segunda, la elaboración de las cuentas con la información acumulada para su remesa a la Península, con objeto de que las revisara la Contaduría General y señalara los reparos para su posterior envío a Cartagena de Indias, quien las volvía a enviar a Madrid para que la Contaduría las reexaminara. Cabe resaltar que todo este funcionamiento estaba ligado a la organización y administración del organismo postal, y se encontraba alejado del cumplimiento exacto de las normativas, motivo por el que se producían constantes atrasos debido a los datos no remitidos a la principal, que demoraban la confección de las cuentas y, por tanto, no se tenía información sobre ellas.

2.2. El soporte legislativo de la documentación contable

La necesidad de institucionalizar la circulación de la información hizo que la maquinaria de los correos emprendiera su marcha con la legitimación de los proyectos postales. Esto significaba que esta institución, al igual que cualquier otra, tenía que respaldarse con una normativa que la amparase y que propulsara su puesta en práctica basada en unos marcos legales que se debían de cumplir.

La expedición de los documentos de la administración de correos también se fundamentaba en unos cimientos legislativos. En las normativas expedidas por las instancias superiores se imponían unas directrices en relación con la gestión burocrática de la producción y distribución de las cuentas, que pretendían garantizar la correcta trayectoria de los negocios económicos y el buen trabajo de las oficinas postales, con el objetivo final, como afirma Margarita Gómez Gómez, de testimoniar los trámites llevados a cabo para adoptar una decisión determinada[11].

Según se expone en el artículo 11 relativo a los “Administradores” de la Ordenanza que manda el rey observar a los Administradores, Interventores, Oficiales, Carteros, Mozos de Oficios de Correo Mayor del Reyno, los Visitadores y Guardas de la Renta, Maestros de Postas y Postillones, para el buen desempeño de sus encargos de 1762, una de las tareas primordiales de los agentes de correos, específicamente del administrador y el oficial mayor interventor, era la formación de estos documentos contables, en los que debían dar cuenta y razón de todos los gastos y productos de la oficina postal, con distinción de ramos y adjuntando la información justificativa de los mismos[12]. Según dicha reglamentación, esta relación de valores tenía que ser encaminada mensualmente desde las administraciones agregadas a la principal[13]. Esta debía formar una relación de valores o cuenta general, a través de la información de todas las relaciones particulares, y dirigirla anualmente a los Directores Generales de la Península, para que fueran revisadas por la Contaduría General, quien tendría que remitirlas para que la administración principal introdujera los reparos sugeridos por dicho organismo[14].

No obstante, la formación de una cuenta anual era un procedimiento que ya pretendió regular la Corona mucho antes en todos sus ramos de la Real Hacienda. En la Real Cédula de 1 de julio de 1697, el rey ordenaba que los oficiales reales de los reinos y provincias del Perú y Nueva España estaban obligados a dar a los virreyes y presidentes a fin de cada año relaziones certificadas de todos los caudales que hubieren entrado en las caxas haziendose cargo del valor entero de cada renta, lo cobrado, y adeudado de cada ramo[15], y que se le enviasen copias auténticas de todo ello. En la Recopilación de Leyes de los Reynos de Indias se establecía que los oficiales reales debían dar cuenta de la Real Hacienda, presentando relaciones ordenadas y juradas que debían remitirse a la Contaduría General con puntualidad y continuación para la universal y particular noticia por mayor de lo que toca a nuestro Real haber[16]. Con respecto a esta regulación en materia postal, los contadores del Tribunal de Cuentas debían tomar cuenta cada año al Correo Mayor guardando la orden y forma de la Contaduría mayor de estos Reynos de Castilla[17]. Por último, el Cedulario Indiano también recogía preceptos de este asunto en la “Instrucción para un contador que se provee para las Indias para que tome quentas a los oficiales de la Real Hazienda de ellas”, al disponer que:

a los oficiales que en las dichas ciudades y villas y lugares que no son cabeças de partido tuvieren cargo de nuestra hazienda, embien por principio de cada un año la quenta de su cargo y data a los dichos nuestros oficiales de los partidos a donde se les mandare acudir con ellas, y residen las nuestras Audiencias y gobernadores, para que de allí se embíe al nuestro Consejo y Contaduría que reside en él, juradas y firmadas de sus nombres[18].

En definitiva, la promulgación de diferentes normativas sobre formación de cuentas evidencia el interés del monarca de obtener datos de forma regular de los distintos ramos de la Real Hacienda, entre ellos, el de correos, y de que estos adoptasen un criterio uniforme y riguroso para adecuarse a la información solicitada, según las directrices de las autoridades superiores.

3. Tipología documental de las cuentas de la oficina postal cartagenera

En el expediente administrativo de la documentación contable nos encontramos con una múltiple y diversa tipología documental, tanto en la cuenta como en la documentación justificativa de la misma. Su examen y lectura nos proporcionan una gran cantidad de datos, que nos ofrecen una dimensión global del funcionamiento de la renta de correos en Cartagena de Indias, y su gestión por parte de sus empleados.

Las cuentas iban precedidas de una carta del administrador de correos en la que comunicaba su envío y, a veces, daba algunos datos sobre las mismas. Estas cuentas solían estar formadas en un cuadernillo conformado por un número determinado de bifolios y, en ocasiones, estaban cubiertas por un papel o cartón con los datos del año correspondiente de la cuenta. La primera pieza correspondía a la información económica pormenorizada de la renta de correos; y, la segunda, pertenece a la documentación justificativa de las cuentas. En ambas se ubican datos cuantitativos de los movimientos de cartas, los sueldos, los gastos de la oficina de correos, etc. Estos datos permiten ver la rentabilidad de esta institución para la Corona; así como información cualitativa sobre la organización y administración de una oficina postal hispanoamericana, donde se puede observar el número de empleados de la estafeta, sus sueldos y los instrumentos y materiales que se usaban diariamente en la oficina, entre muchas otras referencias.

3.1.Relación jurada y cuenta general ordenada

La relación jurada y cuenta general ordenada o, también denominada, cuenta general de valores y gastos es considerada como el documento principal de las cuentas, en el que se exponía de forma pormenorizada la información contable anual de la administración de correos de Cartagena de Indias y de sus agregadas. Así que comprendía un estado de situación fiscal de la oficina postal en forma de cuenta, tal y como manifiesta Alberto Donoso Anes, sirviendo a la vez para cerrar el resto de cuentas abiertas[19]. El mismo autor explica que para realizar la ordenación se extraían de los libros particulares y auxiliares de la oficina los cargos y las datas[20].

La formación de esta cuenta anual seguía las directrices de la Real Cédula del 1 de julio de 1697, en la que el monarca ordenaba que al final de cada año se le presentasen relaciones y certificaciones juradas de todos los ramos de que se compone la real hazienda en las provincias de Yndias lo que cada uno produze al año, la forma de su cobranza y distribución[21]. De manera que, tal y como expresa María Encarnación Rodríguez Vicente, la rendición de cuentas se realizaba mediante minuciosa relación de las cantidades cobradas (cargo) y libradas (data), indicando quienes las habían entregado o en qué se invirtieron y por qué conceptos, ofreciendo al final la suma total recaudada[22]. Algo que ya señalaba el Diccionario de Hacienda con aplicación a España que exponía que la cuenta se componía de dos relaciones juradas, que formaba el que manejaba los caudales del erario:

la una relativa a los que ha recibido y llamamos cargo, y la otra comprensiva de los gastos que hubiere satisfecho con ellos y se llama data. Ambas deben ir acompañadas de documentos fehacientes que no acrediten haber entrado en poder de el que rinde la cuenta más fondos que los que comprende la relación, y que los pagos se han hecho legítimamente, es decir, a los verdaderos acreedores, y en las cantidades que tenían derecho de cobrar[23].

Esta cuenta general era formada por el administrador de correos de Cartagena de Indias, ayudado de su oficial mayor interventor, con las cifras anuales de dicha renta. De manera que las cuentas generales de valores y gastos englobaban todo el año, es decir, iban desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año. En el período analizado, que abarca desde 1765 a 1777, se encuentran dos excepciones: en la primera cuenta, cuya información figura desde el 1 de febrero al 31 de diciembre de 1765, debido a que los dos primeros empleados encargados de erigir la oficina postal cartagenera, Roque de Aguión y Andrade y Manuel Valbuena, llegaron el 14 de febrero de 1765[24]; y en la cuenta de 1768, que contiene dos cuentas generales, la de enero de 1768, y otra que iba desde el 1 de febrero al 31 de diciembre de 1768, debido al cambio de administrador, puesto que el cese definitivo de Manuel Valbuena fue el 1 de febrero de 1768, cuando asumió el puesto de administrador de manera oficial Antonio Calderón[25].

Las cuentas generales eran confeccionadas al año siguiente, variando el mes de su composición según el administrador que estuviera al mando de la estafeta cartagenera. Esto era algo que ya se disponía en la ley II del título veintinueve de la Recopilación de Leyes de los Reinos de Indias que determinaba que:

el segundo día del mes de enero de cada un año vayan los que huvieren de tomar las cuentas a la caxa, pesen, cuenten, y hagan pesar y contar el oro y plata, y lo demás que en ella huviere […] y hecho esto, comiencen a tomar las cuentas a los oficiales de nuestra Real Hazienda, conforme a lo ordenado[26].

En la administración de correos de Cartagena de Indias, las cuentas de los primeros años, esto es, 1765, 1766, 1767 y enero de 1768, fueron elaboradas en los meses de febrero del año siguiente por el administrador Manuel Valbuena. Sin embargo, los administradores venideros no fueron tan metódicos y diligentes como Valbuena, y aplazaron la formación de sus relaciones juradas anuales a meses posteriores. Incluso a dos años después de dicha cuenta, como sucedió en el caso del administrador Calderón, y en la del año de 1776 formada por el administrador José Flores Longoria. Por tanto, se puede observar cómo la elaboración de las cuentas generales no seguía métodos precisos y escrupulosos, sino que más bien tendía a cierta irregularidad, que dependía del personal que administrase la oficina postal.

La extensión de las relaciones juradas y cuentas generales también se modifica en función del tiempo reseñado y de la actividad desarrollada por la propia administración. La cuenta generalmente se compone de un cuadernillo compuesto de un número determinado de bifolios, entre un ternión y un quinión, durante los años de 1765 a 1768, exceptuando la cuenta de enero de 1768, cuyo cuadernillo está conformado solamente por un bifolio, algo lógico pues sólo pertenece a un mes. A partir de 1769, los cuadernillos están compuestos de un número mayor de bifolios. Los cuadernillos de las cuentas de los años de 1772, 1775 y 1777 están compuestas por un sexnión, mientras que las cuentas de los demás años están conformadas por cuadernillos que oscilan entre los 11 y 13 bifolios.

Este incremento del volumen de las cuentas generales tiene una explicación: la incorporación del manejo del correo terrestre a la Corona en 1769, que se unía al marítimo en 1765 con la creación de la estafeta cartagenera. Por lo tanto, a partir de 1769 las cuentas generales de la administración de correos de Cartagena de Indias contienen información pormenorizada de la correspondencia marítima y terrestre relativa a su circunscripción territorial.

Cada relación va precedida de un bifolio, en el que se hace un extracto de las cuentas presentadas: en la parte superior central se ubica la invocación monográmatica en forma de cruz latina. Debajo de la cruz, en la parte izquierda aparece el nombre del administrador que presenta las cuentas: Don Manuel de Valbuena administrador principal de[27], y, a continuación, el motivo del mismo: Cartagena de Indias su cuenta. Año de 1765[28]. En la parte central se halla a doble columna la información resumida de la cuenta, bajo los conceptos de “liquidación” en la primera columna, y “reales de plata” en la segunda.

El esquema diplomático que sigue la relación jurada y cuenta general ordenada es el siguiente:

Las cuentas se disponían en papel común agujereado, generalmente en cuadernillos compuestos por un número determinado de bifolios, que se agrupaban mediante una cinta de hilo de color rojo, que aún se conserva en algunas de las cuentas, y que pasaba por el agujero del papel para formar el cuadernillo. Por este motivo, la contabilidad por cargo y data se conocía como pliego horadado o agujereado[29].

En primer lugar, aparece la invocación monográmatica con el signo de la cruz en la parte superior central. Cada bifolio comienza con el siguiente texto: x pliego de la cuenta general de valores de la Administración de Cartagena de Yndias en el año de 17xx. En el primero de los bifolios, en la parte superior se nos presenta en el centro en escritura mayúscula y con letras decorativas la jurisdicción administrativa y política a la que pertenecía la administración de correos de Cartagena de Indias: Nuevo Reino de Granada. Aunque, en algunas ocasiones, aparece Reino de Perú, como en las cuentas de 1766 y 1767[30]; o Reino de Santa Fe de Bogotá, como en la de 1765[31]. A ambos lados, se presenta la administración y la cuenta a la que se refiere: a la izquierda administración de correos de Cartagena de Indias y sus agregadas; y, a su derecha, la denominación de la cuenta, especificando la fecha de la misma: Cuenta general de valores y gastos desde primero de enero hasta fin de diciembre de 1771[32].

La cuenta comienza con la calificación de su contenido: Relación jurada y cuenta general ordenada. Seguidamente aparece la intitulación, en la que figura el nombre del administrador de correos encargado de formar la cuenta: administrador principal del correo de mar de esta ciudad de Cartagena de Yndias y sus agregadas, que se administran de cuenta de la Real Hazienda[33], y, tras la incorporación del correo terrestre en 1769, como administrador principal de los correos de mar y tierra de esta ciudad de Cartagena de Yndias y sus agregadas que se administran de cuenta de la Real Hazienda[34]. La intitulación recoge la situación en la que se encuentran los titulares de la administración de correos. Así en la cuenta de 1765 Manuel Valbuena se presenta en la intitulación como administrador interino del correo marítimo de esta ciudad de Cartagena de Yndias y sus agregadas[35], debido a que, en el momento de confeccionar las cuentas, se encontraba en esa situación administrativa, por el cese de su predecesor Roque de Aguión y Andrade en el mismo año de 1765.

En el período examinado son tres administradores distintos los que confeccionaron las cuentas, que correspondían al período de tiempo en el que estos agentes estuvieron al frente de la oficina postal cartagenera. Por consiguiente, en la intitulación de las cuentas de 1765, 1766, 1767 y enero de 1768 se muestra Manuel de Valbuena, en las de febrero a diciembre de 1768 y 1769 Antonio Calderón, y en las de los años de 1771 a 1777 José Flores Longoria. En la cuenta del año de 1770, la intitulación aparece conjunta, debido a que en ese año se produjo un cambio de administrador, ya que el comisionado José Antonio Pando suspendió a Antonio Calderón, el 26 de mayo de 1770, como administrador, y puso en su lugar a José Flores Longoria.

A continuación, figura la dirección con expresión del período de tiempo que comprende la cuenta:

doy a la Contaduría General de la Renta de Estafetas, Correos y Postas de dentro y fuera de España y de las Yndias, de todo el valor y gastos que tuvo esta administración en los doze meses desde primero de enero hasta fin de diciembre del año próximo pasado de mil setecientos y setenta y seis[36].

En esta dirección se evidencia cómo las cuentas iban dirigidas a la Contaduría General, instancia superior a la administración de correos de Cartagena de Indias, encargada de revisar detenidamente y de forma pormenorizada los datos recogidos en ellas.

Inmediatamente figura el dispositivo con la indicación del cargo y de la data del período de la cuenta. En la época moderna, la expresión de cargo y data fue impulsada por los Reyes Católicos en 1478, cuando ordenaron las Contadurías mayores de Cuentas, y se extendió a América con Felipe III en 1605[37]. En el siglo XVIII, este sistema de cargo y data fue corroborado por Tomás Ortiz de Landázuri, Contador General del Consejo de Indias de 1765 hasta 1777[38], quien pretendía instruir al personal burocrático y homogeneizar los procedimientos utilizados a través de la promulgación de instrucciones prácticas como la Instrucción dispuesta por la Contaduría General, con el fin de instruir a los Oficiales Reales, Tesoreros, Depositarios y demás personas que perciban caudales de la Real Hacienda en la América, y que deban dar cuenta en el modo y reglas que deben observar para la ordenación de las que han de presentar desde 1 de enero de 1768 en adelante en los Tribunales de México, Lima, y Santa Fe, y otros de aquellos dominios, publicada el 3 de septiembre de 1767[39].

Esta instrucción detallaba el método a seguir, que sería el de formar una cuenta general ordenada, en la que quedarían registradas las partidas de los cargos o las entradas de caudales, y las de las datas o gastos, expresándose por clases, según su naturaleza y circunstancia y de forma individualizada y detallada. Cabe reseñar que este sistema de cargo y data fue sustituido en 1784 por el método de la partida doble, impulsado por Francisco Javier Machado Fiesco[40], Contador General de la Contaduría del Consejo de Indias, desde 1777 hasta 1794[41], hasta que, por Real Orden del 25 de octubre de 1787, se abolió, y fue restituido el método antiguo de cargo y data en la administración contable de la monarquía hispánica[42].

La contabilidad de cargo y data era una modalidad de anotación contable utilizada principalmente en la administración pública[43]. El método de cargo y data, en palabras de Susana Villaluenga de Gracia, era un sistema orientado a la rendición de cuentas a terceros, que jugó un papel decisivo en el control administrativo, y en el que se englobaban cuatro fases: examen de justificantes, verificación de las cifras, pago del saldo en efectivo y liquidación de la cuenta[44]. Este procedimiento ha sido analizado por distintos autores, que han coincidido en señalar que era sencillo y no requería formación especializada, y que permitía señalar con detalle los ingresos y gastos realizados, quien los recibía, qué cantidad y cómo se empleaban[45].

La primera parte de la cuenta correspondía al cargo que comprendía una menuda y documentada relación de todas las cantidades que han recibido, procedentes de los ramos que están a su cuidado[46]. Esta parte hace referencia a la recaudación anual obtenida por la administración de correos, que correspondía principalmente a la recepción de producto líquido del pago del envío o recibo de las correspondencias de mar y tierra, y a la entrada de caudal proveniente de las estafetas subalternas.

Además de estos conceptos, en las relaciones juradas se registran cargos que recogen la situación que heredaban del año anterior como el de las cartas beneficiadas de las sobrantes de España, islas e interior de América del año anterior de la cuenta, que aparece de forma regular a partir de 1768; y los derechos de cobro que habían sido admitidos en data al año anterior como el dinero entregado por distintas autoridades y agentes postales. Asimismo, en algunas cuentas se reflejan otros cargos de diversa índole como el dinero recibido para la implantación de la oficina postal cartagenera; resultas contra la administración postal por remesa hecha por varios sujetos u organismos a distintos individuos, entre ellos, empleados de la propia administración postal, o visitas en el arca de intervención; por equívoco contra la renta en el asiento de la correspondencia de España e islas de años anterior; y, por cambio de doblones a plata macuquina a beneficio de la renta de correos.

El cargo termina con la expresión ymporta el cargo de esta relación los referidos, y, a continuación, coloca el resultado de la suma total de todas las partidas del cargo.

La segunda parte de la cuenta comprendía la data, que se refería a los gastos satisfechos por la administración de correos de Cartagena de Indias, con el importe de los caudales que entran en el erario, justificada con las órdenes expedidas a favor de los interesados y con sus recibos originales[47]. En el asiento de los gastos se especificaba el concepto del pago y el destinatario, algunos pormenores de la transacción, y se señalaban los justificantes del reintegro que se adjuntaban a la cuenta. En este último aspecto, cabe subrayar que todo apunte en la data debía tener su correspondiente documento justificativo del pago.

En la data de las cuentas examinadas de la estafeta cartagenera figuran los asientos sobre cartas sobrantes, francas, dirigidas a otros oficios y cartas sin pagar; sueldos de los dependientes de la oficina postal; gastos ordinarios y extraordinarios; pago del alquiler del espacio de la estafeta; y, gastos de la conducción de la correspondencia por el interior hispanoamericano, como el correspondiente salario de los conductores. Además de estos gastos, se sumaban a las cuentas generales anuales muchos otros, según el desembolso que hubiera realizado la administración por diferentes conceptos, entre ellos los gastos extraordinarios, que aparecen de forma regular desde 1770, que correspondían a la retribución que se realizaba a determinados sujetos por sus trabajos puntuales en la oficina postal. En los asientos de la data, también era usual que aparecieran suplementos hechos a las distintas administraciones subalternas para satisfacer sus gastos, los sueldos de sus administradores, dinero que se había datado de menos en sus anteriores cuentas, reintegro que les debía hacer el administrador de Cartagena por alcance que resultaba a favor en los valores de la estafeta subalterna, y el producto líquido que debían dichas estafetas agregadas y no se habían podido cobrar todavía en la de Cartagena de Indias. Los gastos de la data finalizaban con la indicación del valor global de todas sus partidas.

En la mayoría de los asientos del cargo y de la data se enumeraba el concepto del ingreso y gasto, algunos detalles de los procedimientos económicos y se señalaban los libros contables, relaciones juradas y documentos justificativos en los que se encontraban anotadas estas partidas. Las administraciones de correos contaban con una serie de libros, sobre los que se registraban las operaciones del cargo y de la data, que constatamos a través de los inventarios de la oficina de correos cartagenera y de los índices de los libros y cuadernos existentes en ella. Estos libros coinciden con los que aparecen en la relación jurada, en los que se nombra cómo los registros del cargo y de la data quedaban anotados de forma pormenorizada, según cual fuere el concepto pertinente, en los siguientes libros: de facturas, del valor de las cartas, de cargo del correo marítimo, de los correos ordinarios y extraordinarios de tierra, de francaturas, de certificaciones, de derechos extraordinarios y licencias, del producto anual de la administración, de cartas y pliegos de oficio, de expediciones de la correspondencia que se remite por las embarcaciones de la renta y de particulares, de expediciones de la correspondencia que se recibe por las embarcaciones de la renta y de particulares, de los salarios, de gastos, de recibos de certificados, y de entrada y salida de caudales en el arca de intervención.

Mientras que tales asientos quedaban anotados al por mayor, es decir, de forma más genérica y menos detallada en el libro mayor de caja. También se aludía en la explicación de cada concepto a las relaciones particulares juradas y firmadas, y a los recibos y certificaciones.

Termina el dispositivo con un balance de la situación final mediante un cuadro resumen donde se recogían el total del cargo y de la data. Al final de dicho cuadro, se calculaba la diferencia entre ambas cantidades para determinar el saldo o alcance, que podía ser a favor o en contra de la administración postal, que representaba el cierre de la contabilidad. Según el Diccionario de Hacienda el alcance era el:

resultado de examen y liquidación de una cuenta, cuando sale contra el que la rinde. Si de la comparación de las partidas del cargo y de la data, y del reconocimiento de los documentos que justifican la legitimidad de unas y otras, aparece que el que las presenta recibió más caudales que los que da invertidos, la cantidad de la diferencia representa el alcance […] el resultado contra quien resulta el alcance debe satisfacerle[48].

Cierra el dispositivo una serie de cláusulas en post a preservar cuanto ha quedado reflejado en su contenido. Entre ellas figura una cláusula de compromiso de veracidad y salva de errores que se pudieran localizar en ella: Y esta relación y cuenta general ordenada va cierta y verdadera a mi saber y entender saluo error de pluma o suma que siempre que se hallare se deberá deshacer[49]. Tras ella, se mostraba una cláusula de juramento y assí lo juro a Dios, nuestro señor y una señal de cruz tal como esta (signo)[50]. Y finalizaba con la consiguiente cláusula de reparación: Y si pareciere lo contrario por malicia o suplantación de partidas me obligo a pagar la diferencia con la pena del tres tanto según estilo y ordenanzas de la Contaduría Mayor de Cuentas de su majestad[51].

La obligatoriedad de poner por escrito estas cláusulas en las cuentas se había establecido ya en el Arcae limensis Gazophilatium regium perubicum, que dictaba que los oficiales reales que formaban las cuentas debían jurar:

en forma de derecho, al pie de dichas relaciones juradas que todo lo contenido en ellas es cierto, leal y verdadero y que no han recivido mas maravedís de los que se hazen cargo, y que han pagado todo lo que en ellas ponen en data y descargo, y se obliguen con sus personas y bienes, que si en algún tiempo pareciere, y se hallare aver dexado de cargarse de algo, de lo que han recivido, o puesto en data mas de lo que leal y verdaderamente han pagado, lo pagaran con la pena de tres tantos[52].

Este mandato se ratificaba en el Reglamento del método que ha de observar la Contaduría Principal y Administradores de las Provincias para la formación y liquidación de quentas de la Renta de Correos, del 26 de noviembre de 1758, que promulgaba:

indispensable requisito en todas el que hayan venir juradas con la pena del tres tanto que dispone para quantas pertenecen al Real Erario la Ordenanza del señor Don Phelipe segundo, fecha en La Coruña el año de 1554 que permanece inviolable[53].

Tras las cláusulas figura la data tópica y cronológica: Y lo firmo en Cartagena de Yndias a veinte y ocho de marzo de mil setecientos setenta y dos[54].

Finalmente aparecen las suscripciones del administrador y del oficial mayor que actuaba a modo de interventor. La suscripción del administrador figura con su nombre completo y rúbrica, mientras que la del oficial mayor interventor va precedida de la fórmula: con mi intervención. En algunas ocasiones, tras las suscripciones puede figurar una nota del administrador de correos, en la que efectúa una serie de comentarios y prevenciones a la cuenta presentada.

3.1.1. Relación jurada y cuenta general ordenada de las administraciones de correos agregadas a la principal de Cartagena de Indias

La creación de la renta de correos en América implicaba la instalación de una red de oficinas postales en ciudades, pueblos, villas y lugares del territorio indiano ocupadas por empleados encargados de la organización y distribución de la correspondencia. Por una parte, estaban las administraciones principales, ubicadas en ciudades importantes y estratégicas del continente americano; y, por otra, las agregadas o subalternas que dependían de las principales.

En este aspecto, la administración principal de Cartagena de Indias gestionaba oficinas postales agregadas o subalternas a ella que, a su vez, tenían otras adheridas a ellas. Estas estafetas se fueron incrementando a lo largo de los años según fue aumentando el trabajo de la oficina postal cartagenera, siendo necesaria la apertura de nuevas estafetas para expandir el correo a ciertas zonas geográficas. De esta manera la administración cartagenera pasó de tener ocho administraciones subalternas entre los años 1765 y 1768, período de establecimiento de las administraciones de correos en suelo hispanoamericano, hasta llegar a más de treinta en 1821, año de la independencia definitiva de Cartagena de Indias.

En el expediente contable de la administración de correos de Cartagena de Indias se encuentran las relaciones juradas y cuentas generales ordenadas de las estafetas agregadas a ella. Dado que cada una de las oficinas postales subalternas tenían que presentar cada año a la principal de Cartagena de Indias sus cuentas generales de gastos y valores. Esta obligación estaba recogida en el artículo 11 de la Ordenanza de 1762 que exponía que el administrador de caxa agregada debe encaminarla a su principal para que este, reuniendo todas las relaciones particulares, forme una general[55], y quedaba ratificada mediante regulaciones del administrador de Cartagena de Indias a los subalternos, tal y como muestra la Instrucción para los administradores de la Renta de Correos en las villas de Mompox, Honda, Santa Marta, Santa Fe, Popayán y Quito, Portobello y Panamá, del 12 de junio de 1769:

la cuenta general de cada año que ha de comprobar el valor de sus relaciones mensuales antecedentes se deberá presentar por cada administrador en esta principal en todo el mes de febrero o del año que entra[56].

Esta disposición también la recogía el comisionado José Antonio Pando, quien reiteraba esta responsabilidad a Domingo Martínez, administrador de Portobelo, el 30 de noviembre de 1769, recordándole que tenía que formar cuenta general respectiva con todos sus justificantes en fin del mes de febrero del año próximo[57], y enviarlo a la administración principal de Cartagena.

A pesar de que la normativa declaraba que qualquier administrador de estafeta aya de presentar sus cuentas del año antecedente dentro del mes de febrero del año siguiente[58], era habitual el retraso de las administraciones subalternas en presentar las cuentas a la principal. Esta demora era manifestada por el propio administrador cartagenero, Antonio Calderón, al contador principal de la renta de correos en Madrid, Julián López de Ayllón, en carta de 24 de agosto de 1768, en la que le informaba que cuia morosidad en cada uno de esos subalternos es tal que aún no han hacavado de dar cuenta del tiempo que por mi como administrador del correo de tierra de esta plaza[59].

Esta dilación en la elaboración de las cuentas generales por parte de las estafetas subalternas se confirma en las fechas de formación de las mismas. En ellas podemos constatar los desfases temporales que existieron en las cuentas de las Santa Fe de 1765, que se formaron cinco años más tarde, en 1770; y, en las de Portobelo, Honda, Mompox, Santa Marta y Popayán, cuyas cuentas de 1765 a 1769, se conformaron en 1770. No obstante, se percibe cierta regularidad en la mayoría de las estafetas agregadas, a partir del año de 1771, cuyas cuentas se configuraban al año siguiente, a veces, en los primeros meses del año, enero y febrero o, incluso, el 31 de diciembre del mismo año, cumpliendo con las disposiciones expedidas por las autoridades que exigían tal puntualidad en la ordenación de las cuentas.

La estructura diplomática de las relaciones juradas y cuentas generales ordenadas de las administraciones subalternas es similar al de la principal de Cartagena de Indias, con las siguientes salvedades. Por una parte, en la dirección figura el administrador de Cartagena de Indias encargado de revisarlas en primera instancia. Y, en segundo lugar, los asientos del cargo y de la data responden a las peculiaridades de cada administración. Por ejemplo, en las administraciones de Portobelo y Panamá se refleja el tránsito de los correos por mar, mientras que en las de Santa Fe, Honda, Mompox, Santa Marta, Río del Hacha, Ocaña, Tenerife, Popayán recogen las singularidades del giro postal interior, terrestre y fluvial.

3.1.2. La homogeneización de los procesos burocráticos de la escritura: los formularios

El interés de los Borbones por la burocratización y la sistematización de la gestión administrativa gubernamental se reflejó en la estandarización que impulsaron en los trámites contables de las rentas de correos. La elaboración y distribución de formularios de las relaciones juradas y cuentas generales ordenadas dan una idea de que se pretendía seguir una homogeneidad en el procedimiento de confección de las cuentas para una mayor eficacia y una metódica y sistemática actuación administrativa.

Los formularios eran modelos ideales de documentos que pretendían servir de ayuda en la puesta por escrito de determinadas actividades, gestiones y negocios[60]. Por consiguiente, eran instrumentos que se utilizaban, según explica H. Michaud, para facilitar el trabajo material de las oficinas y economizar el tiempo, y para rodear al texto de unas formalidades y garantías que se podían usar posteriormente[61]. En la renta de correos hallamos algunos formularios gestados para servir de modelos en la puesta por escrito de las cuentas.

En la administración de correos de Lima hallamos un formulario de la cuenta general de valores y gastos, que debían realizar anualmente dichas instituciones postales. Este formulario mostraba las directrices que tenía que seguir el administrador para la confección de la cuenta general. A través de ella podemos comprobar cómo las cuentas generales de la estafeta de Cartagena de Indias coincidían en gran medida con este modelo, puesto que en la oficina postal cartagenera tenían uno muy similar, aunque solo hemos encontrado formularios de las relaciones juradas mensuales, que utilizaba el personal de correos en el momento de la formación de la cuenta. Esta posibilidad se ratifica con la comprobación en el Ýndice de los exemplares que el señor don Josef Antonio de Pando como comisionado para el mejor establecimiento y arreglo de los correos de este nuebo Reyno de Granada dexó en esta Administración principal de los de Cartagena de Yndias para la formación de sus libros, estados y relaciones mensuales, y general, elaborado el 12 de enero de 1771, por el administrador José Flores Longoria, con intervención de Tomás Alonso Carriazo, pues en el apartado relaciones aparecen: un exemplar para la formación de la relación mensual de valores y uno ydem de la General de los mismos[62].

El formulario lleva la invocación monogramática en la parte superior central, y se inicia con la expresión que especificaba la cuenta, la administración y el año al que pertenecía, seguida de la intitulación y dirección con expresión del período de tiempo que abarcaba la cuenta:

Relación Jurada, y cuenta general ordenada que yo don Administrador de la estafeta de tal parte y sus agregadas doy y presento al señor don Joseph Antonio de Pando, que lo es general por S.M. de la Renta de Correos de Mar y Tierra, Postas, estafetas, y ramo de encomiendas de este Reyno del Perú y Provincias de Chile, y Quito, con recidencia en la capital de Lima, que se administra de quenta de la Real Hazienda de todo el valor y gastos que ha tenido esta dicha estafeta de mi cargo desde primero de enero hasta fin de diziembre del año proximo passado de 177 con arreglo a los libros, facturas, y demás assientos de ella; y con distinción de los diferentes ramos, de que se compone según las particulares quentas presentadas cada dos meses de dicho año, es en la forma siguiente[63].

El dispositivo presenta los asientos del cargo y de la data, y el cuadro resumen al final de ellos con el alcance. En el formulario aparecen estos asientos con sumo método y detalle. En este plano, debemos destacar que los conceptos del cargo y de la data de las cuentas de la administración de correos de Cartagena de Indias coincidían en gran medida con este formulario expedido por José Antonio Pando, ya como administrador de correos de Lima.

El formulario exponía que el dispositivo debía concluir con las cláusulas de compromiso de veracidad, de juramento y de reparación, y la data tópica y crónica:

Y esta relazión y quenta general ordenada, va cierta y verdadera a mi leal saver, y entender salvo error de pluma o suma que siempre que se hallare se deberá deshacer; y assí lo juro a Dios Nuestro Señor, y a esta señal de la cruz (señal de cruz) y si pareciere lo contrario por malicia o suplantación de partidas, me obligo en toda forma, a pagar la diferencia con la pena del tres tanto según estilo y ordenanzas del Tribunal de la Contaduría Mayor de Quentas de S.M. en Castilla y lo firme en tal parte a tantos de tal mes y año[64].

Estos formularios fueron fundamentales para cimentar la base del método de elaboración de las cuentas generales en las administraciones de correos. Este hecho queda corroborado con las propias palabras del administrador Antonio Calderón que, en una carta de 13 de febrero de 1769, informaba a los directores generales de la renta de correos que las cuentas bendrán formadas según el estilo de esta oficina mediante a que no innovan el método de su formación y del modo con que deven acompañar las partidas de data[65].

La uniformidad para la confección de las cuentas propias de la administración borbónica se desplegaba también hacia las estafetas subalternas, a las que se les proporcionaban instrucciones y formularios para una mayor eficacia y homogeneización, en la forma en que debían enviar las relaciones juradas y cuenta general. Este hecho se manifiesta en las palabras de Antonio Calderón que, en carta a los Directores Generales de la renta de correos de 11 de agosto de 1768, indicaba lo siguiente:

Para el saldo, y remición de los caudales de cartas que en sí tienen los Administradores de las estafetas agregadas y que se remitieron por mí en el tiempo que fui Administrador del correo de tierra que tengo dadas las más proporcionadas providencias, mandando instrucciones, y formularios de las cuentas que deberán pressentar[66].

Unos años más tarde, en 1770, el comisionado José Antonio Pando anunciaba que había dispuesto un formulario del método con que en lo subcesivo se deverán hacer las relaciones mensales de valores de esta dicha administración, y de las agregadas, a quienes se han remitido varios egemplares[67]. Aunque no hemos hallado este formulario, es muy probable que fuera muy similar al que encontramos en la administración de correos de Lima, expedido por el propio Pando, en el que se establecía el esquema de la cuenta general de valores y gastos para las administraciones subalternas.

3.1.3. Reparos de cuentas

Las cuentas estaban sometidas a periódicas observaciones e inspecciones. La supervisión general de todas las rendiciones de cuentas de las rentas de correos estaba a cargo de la Contaduría General, que se encargaba de dar la aprobación o rechazarla, así como de asignar las advertencias y consideraciones necesarias en forma de reparos. Por consiguiente, en el mismo cuadernillo de la cuenta general de valores y gastos, seguidamente a ella, la Contaduría General de la renta de correos llevaba a cabo una serie de reparos, tal y como estaba prevenido en el Reglamento del método que ha de observar la Contaduría Principal y Administradores de las Provincias para la formación y liquidación de quentas de la Renta de Correos, del 26 de noviembre de 1758. Según las directrices de esta normativa, dos oficiales y el contador principal debían examinar, con sumo cuidado, y comprobar las relaciones juradas y cuentas generales ordenadas, así como los informes, certificaciones, representaciones y demás documentos. De manera que

qualesquiera reparos que halle la Contaduría en las quentas, que miren solo al método de su formación u ordenación, los comunicará al Administrador General, para que advierta a los que las dan, el modo de arreglarlas[68].

El cumplimiento de esta ordenanza se ilustra en el margen de las cuentas, en las que figuran anotaciones efectuadas por la propia Contaduría Principal, que aluden a que han sido comprobadas con la orden del sr. D. Ricardo Wall de 26 de noviembre de 1758[69].

La estructura diplomática que seguían los reparos era la siguiente. Se inicia con la calificación del contenido, que suele ser la expresión reparos y prevenciones puestos en la cuenta general de Cartagena de Indias correspondientes al año 1770; el dispositivo, que presenta los asientos del cargo y de la data, y el cuadro resumen al final de ellos con el alcance; la data; y, la suscripción del Contador General de Correos.

Los reparos realizados en las cuentas de la administración de correos de Cartagena de Indias de los años 1765 a 1777 se solían realizar unos años después. Esta demora se podría deber, como sugiere Donoso Anes, a que las numerosas incidencias encontradas en las cuentas de las distintas administraciones de correos hacían que su revisión fuera un proceso lento, dando lugar a un retraso considerable, con lo que muchas de las reclamaciones ordenadas quedaban sin efecto, ya que el administrador que había formado la cuenta había cambiado de destino o había fallecido[70].

Esto ocurrió en las cuentas generales de 1765, 1766 y 1767, cuyos reparos, suscritos por Julián López de Ayllón, contador general de correos, se efectuaron en junio de 1770. A partir de las cuentas del año de 1768, hasta la del año de 1777, los reparos que aparecían inmediatamente tras la relación jurada se realizaron muchos años después, en 1794, 1795 y 1796, suscritos por Miguel Pérez de Quirós como contador general. Hemos examinado la comprobación de los reparos de cuentas de otras administraciones de correos hispanoamericanas, como las de Santa Fe, La Habana y Lima, para comprobar si sucedía algo similar de prevenciones de cuentas bastantes años después de su formación, en torno a los años noventa del siglo XVIII, y podemos corroborar que en ellas no ocurría algo similar, dado que en estos casos se presentaban uno, dos o tres años más tarde solamente.

El examen minucioso de las cuentas desde 1768 y del resto de documentación de la administración de correos de Cartagena de Indias nos llevó a la conclusión de que el enorme retraso y la exhaustividad en la comprobación de todas las cuentas, puesto de manifiesto en cada una de las anotaciones y rúbricas de cada una de las anotaciones del cargo y la data tanto de la relación jurada como de los documentos justificativos, nos hace pensar que la razón pudo ser la causa formada contra el administrador de correos, José Flores Longoria, por contrabando y corrupción, debido a que, en todas estas cuentas, aparece la suscripción del propio Longoria, ya fuera como interventor en las cuentas de 1768 y 1769, o como administrador a partir de 1770.

En las cuentas, desde el año 1768 a 1777, hallamos en cuadernillos aparte prevenciones y adiciones a los reparos que hacía la contaduría general de correos, en fechas más cercanas a la formación de la cuenta: en el año de 1776 para las cuentas de 1768 y 1769, y 1777 para las de los años de 1770, 1771, 1772 suscritas por Julián López de Ayllón. En todas ellas cada una de las apreciaciones era contestada por una nota al margen, datada en Cartagena de Indias el 28 de octubre de 1784, con la suscripción de José Fuertes, administrador de correos de Cartagena de Indias; y en el año de 1789, para las cuentas de 1775, 1776 y 1777, suscritas por Benigno Pedrobueno, “por ausencia del señor contador como oficial mayor”, en ellas todas las anotaciones eran respondidas con indicaciones, fechadas en Cartagena de Indias el 29 de mayo de 1789, con la suscripción de Sebastián de Agüera Bustamente, administrador de la oficina postal cartagenera.

Las relaciones juradas y cuentas generales ordenadas de las administraciones subalternas también debían pasar por la actuación administrativa de la revisión y verificación de las autoridades superiores. Este cometido se apuntaba en el artículo 11 de la Ordenanza de 1762 que fijaba lo siguiente:

los administradores principales tienen la obligación de repasar las relaciones de las agregadas, ponerles los reparos que encuentren en ellas o en las cuentas, o los que de nuevo forme la contaduría, cuidando mucho de la exactitud de estas relaciones y cuentas[71].

De modo que, en la mayoría de las cuentas de las estafetas agregadas, encontramos que fueron comprobadas por el administrador de Cartagena de Indias y, sobre todo, por el comisionado José Antonio Pando, debido a que a él le estaba conferido arreglar los correos de todo el reino de Nueva Granada reconocer el estado de sus administraciones, la existencias de caudales y demás cosas precisas[72], como se expresaba en el oficio que envió el administrador de La Habana, José Antonio de Armona, al de Cartagena, Antonio Calderón, el 4 de octubre de 1769, sobre las facultad de dicho comisionado. Además, en ellas hallamos reparos puestos por la Contaduría General, o por el propio Pando, que se hallaban habitualmente en cuadernillos separados en cuyo margen aparecían apreciaciones realizadas por el administrador subalterno o por el principal de Cartagena.

3.1.4. Fenecimiento de las cuentas

La resolución y fenecimiento de la cuenta correspondía al acto administrativo final de la revisión de la cuenta fiscal rendida entre la administración de correos de Cartagena de Indias y la contaduría general de correos, encargada de aprobar las cuentas de manera definitiva. Se solía presentar, generalmente en cuadernillo aparte, aunque, a veces, se hacía inmediatamente después de los reparos de la contaduría.

La estructura diplomática de la resolución y el fenecimiento de la cuenta responde al esquema siguiente. En la parte superior central del bifolio se muestra la calificación del contenido, con la expresión resolución y fenecimiento de esta cuenta y, a su derecha, reales de plata. Seguidamente aparece el dispositivo donde se anotaba el cargo, la data y una nota que decía así:

Se abona esta resulta por proceder del gasto de amanuenses como manifiesta la liquidación de D. Josef Fuertes al pie de la cuenta y hauerse considerado preciso, según la satisfacción a los reparos y estar aprovados los semejantes por la superioridad[73].

A continuación, se expresaba las cantidades del cargo y de la data de la cuenta:

ymporta el cargo ordenado ochenta mil trescientos once y un quartillo reales de plata. Ydem la data ochenta mil ciento cincuenta y tres y tres quartillos reales de la misma moneda[74].

Tras ellas, el dictamen de la contaduría que decía así:

conferido el cargo con la data, resultan a favor de la renta los ciento cincuenta y medio reales de plata que se manifiestan y así se feneció esta cuenta por la Contaduría general de la Renta de mi cargo[75].

Inmediatamente después aparece la data y, como remate, la suscripción del contador general de correos.

Posteriormente, se exponían unas prevenciones que hacía la contaduría a la Junta de Gobierno de la renta de correos con la resolución final de la cuenta:

En observancia de lo prevenido en las nuevas ordenanzas expedidas por S.M. en 8 de junio de este año de 94 para gobierno de esta renta, pongo en noticia de V.SS. como hauiendose fenecido por la Contaduría Principal de mi cargo la cuenta que antecede ee D. Joseph Fuertes, Administrador Principal que fue de la de Cartagena de Yndias a nombre de D. Antonio Calderón, su antecesor en la misma, relativa a los valores y gastos que tuvo en todo el año de mil setecientos y setenta, quedando reformada la que este dio, por estar arreglada esta de fuertes a lo preuenido por la Contaduría en vista de aquella, sin que difieran en lo sustancial, y hallándola conforme a su recados y sin la resulta puede despacharse la correspondiente certificación de resguardo a favor del citado D. Antonio Calderón”. Se databa y suscribía por el contador principal[76].

Por último, aparecen unas notas con las siguientes expresiones: data y véalas el señor fiscal, el fiscal la ha visto, Junta y data, y apruébese y despachase el finiquito, con la suscripción de Revilla. Estas anotaciones exponían el procedimiento a seguir para el remate final de las cuentas, que hacía constan estar ajustado y satisfecho el alcance que resultaba en ellas. El método era el siguiente: las cuentas y sus respectivos documentos justificativos y reparos se pasaban de la contaduría al fiscal de la renta de correos, éste las revisaba, la Real Junta de Correos y Postas de España y de las Indias las aprobaba, y se volvía a pasar a la contaduría que las ratificaba y despachaba la certificación del finiquito. Con relación a este asunto, cabe subrayar que, en ocasiones, la resolución y fenecimiento de la cuenta sólo se manifestaba con estas notas.

3.2. Cuenta general de gastos y aprovechamientos de las embarcaciones de la renta

La cuenta general de gastos y aprovechamientos de las embarcaciones de la renta de correos integraba el estado de posición fiscal de los navíos que realizaban el giro postal marítimo en la ruta Cuba - Cartagena de Indias - Portobelo, sirviéndose para formarla de las relaciones mensuales del ingreso y del gasto de los barcos que realizaban dicho itinerario. Tal y como regulaba el artículo 21 del Reglamento Provisional del Correo Marítimo de España a sus Indias Occidentales de 1764, en el que Jerónimo de Grimaldi, más conocido como el Marqués de Grimaldi, fue nombrado Superintendente General de Correos y Postas de Indias, que disponía que:

también vendrán las relaciones mensuales del gasto de los paquebotes en La Habana, del de las tres balandras a Veracruz, y de las dos a Cartagena; firmando estas quentas los Administradores en lo que sea respectivo a su encargo[77].

Estas ordenanzas fueron reafirmadas por el comisionado José Antonio Pando, quien, en su carta de 30 de noviembre de 1769, comunicaba a Domingo Martínez, administrador de correos de Portobelo, que:

En quanto a los maiores progresos, y utilidades que puede ofrecer el continuado giro de las embarcaziones de la renta que hacen sus viages desde ese puerto a este, y el de la Trinidad, deseo asimismo me remita vuestra merced una razón circunstanciada del numero de tercios de carga, y otros efectos con los correspondientes fletes de cada uno de ellos que se hubiesen conducido en dichas embarcaziones durante el tiempo que vuestra merced maneja essa Administracion, y para mi mejor inteligencia solicitará vuestra merced otra de los señores oficiales reales extensiva a los cinco años inmediatos que comprehenda a las demás embarcaziones de particulares, a fin de que por este medio se pueda venir en conocimiento de el todo de sus cargamentos, y lo que sobre poco más o menos pudiesen haver adeudado de flete para este puerto, y los de la Ysla de Cuba, en dichos cinco años[78].

El esquema diplomático que seguía esta cuenta de embarcaciones es semejante a la relación jurada y cuenta general ordenada de la administración de correos.

Esta cuenta, que aparece en el expediente administrativo contable a partir de 1768, se compone de un cuadernillo, que oscilaba entre tres y cinco bifolios, es decir, entre un ternión y un quinión. La cuenta comienza con la calificación de su contenido: Relación jurada y cuenta general ordenada, seguida de la intitulación, en la que aparecía el administrador o administradores que se ocupaban de confeccionar dichas cuentas.

A continuación, figura la dirección con la expresión del período de tiempo que abarcaba la cuenta:

doy al señor don Joseph Antonio de Armona del Consejo de Su Majestad, su administrador general de Rentas en la Ysla de Cuba y principal de la de Correos de América en el puerto de San Cristóbal de La Hauana, de todos los aprovechamientos y gastos que han tenido en este puerto de Cartagena de Indias, y en el de San Phelipe de Portovelo las embarcaciones de la renta destinadas a esta carrera desde el de Trinidad en la Ysla de Cuba en todo el año próximo pasado de 1769[79].

En esta dirección se constata cómo las cuentas de las embarcaciones iban encaminadas a la administración principal de La Habana, instancia inmediatamente superior a la administración de correos de Cartagena de Indias, que se debía ocupar de revisar los datos de dichas cuentas, como ordenaba el artículo 21 del Reglamento Provisional, que establecía que

En La Habana debe aver un contador que las revea, y adicione por si hallare algunos reparos, a fin de que por este medio vengan metódicas a poder de los administradores generales[80].

Posteriormente se presentaba el cargo y la data, es decir, los ingresos y los gastos de las embarcaciones, y se seguía el mismo método que para los trámites fiscales del giro marítimo de tales navíos.

En primer lugar, aparecía el cargo en el que se enumeraban las diferentes embarcaciones que cubrían el trayecto Cuba - Cartagena de Indias - Portobelo, y se puntualizaba el caudal obtenido de los aprovechamientos, fletes y pasajes que se debía pagar al dueño o patrón del navío por llevar alguna persona o por el transporte de mercancías u otros elementos.

El cargo de cada embarcación comenzaba con el ingreso total del navío en cuestión de lo que había producido a beneficio de la renta de correos, aludiendo al nombre del capitán de cada barco y especificando los viajes que había realizado. A partir de aquí se detallaban los conceptos del cargo por viajes realizados de cada navío, ya fuera por pago de fletes o de pasajes. En la mayoría de los asientos del cargo se puntualizaba el documento justificativo, en el que se constataba el beneficio obtenido.

En segundo lugar, se muestran los cargos de la data, en los que se recogen los gastos ocasionados por las distintas embarcaciones que hacían el itinerario postal marítimo. Al igual que ocurría con el cargo, la data de cada navío se inicia con las cifras de su gasto entero, mencionando al capitán que se encontraba al frente y al viaje determinado. Desde ese momento se precisan los conceptos específicos de la data por los viajes realizados de cada embarcación, que se debían a variados desembolsos como podían ser, por ejemplo, la compra de pertrechos y utensilios para el barco: barriles, vasijas, hilos de coser, velas, clavos o luces; gastos de herrería, carpintería o registro; y, préstamo de sueldos al capitán y a la tripulación. En los conceptos de la data también se señalaba el tipo documental que testimoniaba el gasto causado por la embarcación, generalmente recibos.

Al final, tras los conceptos de cargo y data, se mostraba un resumen del total de los mismos, y el alcance que correspondía al resultado de la diferencia de ambos valores.

Concluye el dispositivo con las cláusulas de compromiso de veracidad y salva de errores, juramento y reparación:

Y esta relación jurada y cuenta general ordenada va cierta y verdadera a nuestro sauer y entender, saluo error de pluma o guarismo que siempre que se hallare deberá deshacerse y así lo juramos por Dios, nuestro señor, y una señal de cruz tal como esta (cruz). Y si pareciere lo contrario por malicia o suplantación de partidas nos obligamos a pagar la diferencia con la pena del tres tanto según estilo y ordenanzas de la Contaduría Mayor de Cuentas de su majestad en Castilla[81].

Como cierre del documento figura la data con la expresión tópica y crónica, y las suscripciones del administrador o administradores que formaron la cuenta, así como el interventor que actuó en la misma. En algunas ocasiones, figura una nota final con algunas prevenciones por parte del administrador.

Inmediatamente después de la cuenta se exhibía la comprobación de la cuenta por parte de la contaduría general de correos, que era el organismo máximo y último encargado de la inspección de la cuenta y de los documentos que la acompañaban, con la expresión reconocida y comprobada, la data con el lugar y la fecha de dicha revisión, y la suscripción del contador principal. Al igual que ocurría con las relaciones juradas y cuentas generales ordenadas de las administraciones de correos, la fecha de control y reconocimiento de la contaduría en todas las cuentas se realizó en los años 1794 y 1795, es decir, muchos años después de la confección de las mismas.

Tenemos que hacer constar cómo, en las cuentas correspondientes a los años 1775 a 1777, aparece otra cuenta general de gastos y aprovechamientos de embarcaciones, que corresponde a un navío específico que realizaba la ruta entre Cartagena de Indias y Portobelo, la goleta de la renta de correos denominada “Doña Marina”. La razón de su inclusión es bien sencilla. A partir de 1775, se formaron dos cuentas generales de embarcaciones: una que comprendía a los distintos navíos que ejecutaban el trayecto desde La Habana hasta Cartagena de Indias y su correspondiente vuelta; y otra de la nave - “Doña Marina”- que efectuaba el itinerario de ida y vuelta entre Cartagena de Indias y Portobelo.

También cabe resaltar que una de las administraciones subalternas más metódicas, especialmente a partir de 1770, fue la de Portobelo que, además de la relación jurada y cuenta general ordenada, debía presentar la cuenta general de gastos y aprovechamientos de las embarcaciones de la renta en Portobelo. Y así lo hizo usualmente a partir de 1768, siguiendo el mismo esquema diplomático de la cuenta general de embarcaciones de la administración de correos de Cartagena de Indias con el detalle de los ingresos y los gastos de los navíos que efectuaban los distintos viajes de Portobelo a Cartagena, y con las respectivas revisiones y comprobaciones del administrador de correos de Cartagena y de la contaduría general. La composición de esta cuenta debía seguir las indicaciones que le proporcionó José Antonio Pando al administrador de Portobelo, Domingo Martínez, el 30 de noviembre de 1769:

En quanto a los maiores progresos, y utilidades que puede ofrecer el continuado giro de las embarcaziones de la renta que hacen sus viages desde ese puerto a este y el de la Trinidad, deseo asimismo me remita vuestra merced una razón circunstanciada del número de tercios de carga, y otros efectos con los correspondientes fletes de cada uno de ellos que se hubiesen conducido en dichas embarcaziones durante el tiempo que vuestra merced maneja essa administracion[82].

Por lo que respecta a su estructura diplomática sigue el mismo esquema que las cuentas de embarcaciones con las siguientes singularidades. El destinatario es el administrador de correos de Cartagena de Indias, que era el encargado de su tramitación. En el dispositivo se indican los meses a los que corresponden los conceptos de cargo y data, que aparecen minuciosamente expuestos. Y, a partir de ahí, enumeraba los cargos y las datas, entre ellos, los fletes y pasajeros que habían sido transportados desde Portobelo hasta Cartagena. Asimismo, detectamos la ausencia de las cláusulas de compromiso de veracidad, juramento y reparación. Por último, se declaraba la comprobación por parte de la contaduría general con la expresión reconocida y comprobada, con la aclaración de la fecha y la suscripción del contador; siguiendo el mismo cauce que las cuentas generales.

En cuanto al fenecimiento de las cuentas simplemente manifestar que recibían la aprobación definitiva juntamente con la cuenta general ordenada de la administración de correos de Cartagena de Indias.

4. Conclusiones

El análisis de la documentación del servicio postal ha permitido ver cómo la reorganización del correo hispanoamericano se conformó en una de las piezas maestras de las reformas borbónicas y, por tanto, de la configuración de la monarquía hispánica en el siglo XVIII.

La estafeta cartagenera fue concebida, desde sus inicios, como una institución burocrática dedicada a la gestión administrativa en torno a la materia postal. Es decir, este organismo tenía autoridad suficiente para la emisión de documentos, y formaba parte de todas las actuaciones y funciones administrativas que le eran propias. El análisis diplomático de esta institución nos ha permitido tratarla no sólo en el marco de la coyuntura política de las reformas borbónicas y de la institucionalización del correo a nivel global, sino también como oficina de expedición documental.

Asimismo, la oficina postal fue erigida para convertirse en una fuente de ingresos para la Corona mediante el correspondiente abono de los portes postales por el transporte de la correspondencia. Así pues, localizamos un relevante número de documentación contable, producto del proceso administrativo de la renta de correos. Por tal razón, hemos tratado a las cuentas como si de un expediente administrativo se tratara. Y ello por una razón muy simple de entender. Contienen un conjunto de actuaciones, todas ellas del ámbito económico, encaminadas a la presentación y aprobación de las cuentas de diferentes administraciones y estafetas dependientes de la principal de Cartagena de Indias. En este vasto proceso de elaboración se incorporan diferentes tipos documentales que van desde la relación jurada, cuenta general ordenada, aprovechamientos de las embarcaciones, reparos de cuentas y aprobación de las mismas. A ellas se le une la documentación justificativa, fundamentalmente recibos, que llevan anexadas todas las cuentas generales, y que probaban la información contable facilitada.

El análisis diplomático de esta investigación pone en valor el significado que alcanzó el documento escrito en la Edad Moderna, convirtiéndolo en uno de los elementos fundamentales de gobierno e información. En conclusión, este estudio enfatiza el valor del correo como un organismo con agencia propia analizado como un órgano de expedición documental en el siglo XVIII hispanoamericano.

5. Apéndice documental

[1765] [Cartagena de Indias].

Formulario de la formación de la relación jurada y firmada mensual de las cuentas.

A.: Archivo General de Indias, Correos, 69 A. Papel, 2 hojas. Tinta negra. Escritura humanística corriente. Buena conservación.

(Cruz)

Administración del correo marítimo de la ciudad de T Mes de T de 1765

Relación Jurada, y firmada, que yo don T, theniente de correo maior, de la ciudad de T. y administrador del marítimo, doy a don Roque de Aguión y Andrade, que lo es pr[incip]al; por Su Mag[esta]d de la del puerto de Cartagena, de que se halla agregada ésta, de lo que ha producido en dicho mes, que, con distinción, es a saber:

Ymporta el cargo q[u]e me dejo hecho, en la forma que aquí ba expresado, t. r[eale]s de plata fuerte, para cuia satisfaz[ió]n doy en data lo siguiente

Ymporta la data según va figurada en esta relación t. r[eal]es de plata fuerte, y ascendiendo el cargo que me dejo hecho a t. resultan de alcanze contra mí, y a fabor de la Real Hazienda t. r[eale]s de la propia mone- /2vº da.

Y esta relacion va cierta y verdadera a mi saver y entender salvo error de pluma, o suma, que si lo habiese se ha de saber, y assi lo juro a Dios, N[uest]ro S[eñ]or, y a una señal de cruz tal como esta (cruz)

T, lugar 3 de maio de 765.

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